Servicios públicos domiciliarios, tiquete de transporte de pasajeros y extracto bancario: cómo
enviar cada documento por correo electrónico, beneficios y sus características.
Bogotá, julio de 2024 – La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) emitió
el 31 de enero de 2024 la Resolución 000008, que establece la obligatoriedad de convertir
ciertos documentos en Documentos Equivalentes Electrónicos (DEE) con Sistema POS a
partir del 1 de agosto de 2024. Esta medida tendrá un impacto significativo en la gestión
tributaria y administrativa en Colombia, promoviendo la modernización y transparencia en
las transacciones.
A continuación, Sovos Saphety Colombia explica y presenta un análisis sobre cada
documento afectado, cómo deben enviarse por correo electrónico y los beneficios que
conlleva esta transformación. Según la compañía, este es un cambio trascendental que
impactará a empresas, PYMES y a todos los colombianos.
Tipos de documentos que ahora deberán ser electrónicos:
Facturas de servicios públicos domiciliarios: Las empresas prestadoras de servicios de
agua, energía y gas deberán generar y enviar facturas electrónicas. Este proceso no
solo moderniza la emisión y gestión de estas facturas, sino que también asegura su
validez fiscal y facilita su consulta por parte de los consumidores, garantizando así una
mayor transparencia en los costos.
Tiquetes de transporte de pasajeros: Las empresas de transporte terrestre y aéreo
deberán implementar la emisión de tiquetes electrónicos. Estos tiquetes deberán ser
generados y validados en tiempo real, simplificando el proceso de facturación y
mejorando la experiencia del cliente.
Extractos bancarios: Las entidades financieras estarán obligadas a generar y
transmitir extractos bancarios en formato electrónico. Estos extractos deben ser
enviados a los clientes de manera segura e incluir información detallada sobre las
transacciones, ayudando a los usuarios a llevar un mejor control de sus finanzas.
“Aunque esta transformación requiere una inversión inicial en tecnología y capacitación,
ofrece beneficios a largo plazo. Las multas por incumplimiento pueden afectar tanto la
operación como la reputación de las empresas. La normativa busca garantizar la
trazabilidad y la integridad de las transacciones comerciales, simplificando los procesos
administrativos. Este cambio no solo implicará ajustes tecnológicos, sino también un
cambio cultural en la forma en que las empresas manejan su documentación y
cumplimiento normativo”, asegura Alejandro Silva, gerente general de Sovos Saphety
Colombia
Beneficios de la transformación digital
Mayor transparencia y seguridad: La digitalización de documentos asegura la
integridad y la trazabilidad de las transacciones, reduciendo el riesgo de fraude y
errores. Esto es crucial para mantener la confianza del consumidor y cumplir con las
regulaciones fiscales.
Eficiencia administrativa: La gestión electrónica de documentos simplifica los procesos
administrativos, reduce el uso de papel y mejora la organización interna, permitiendo a
las empresas dedicar más tiempo a actividades estratégicas.
Reducción de costos operativos: A pesar de la inversión inicial, a largo plazo, la
digitalización puede reducir gastos relacionados con el manejo y almacenamiento de
documentos físicos, así como costos por errores en la facturación.
Cumplimiento normativo: Las empresas que se adapten a estas nuevas exigencias
evitarán multas y protegerán su estabilidad financiera y reputación, además de
acceder a incentivos ofrecidos por las autoridades fiscales.
“Estos cambios representan una oportunidad para que las empresas se adapten y
aprovechen los beneficios de la digitalización. En Sovos Saphety Colombia estamos
comprometidos en apoyar a las PYMES en esta transición. La implementación de estos
cambios no solo es un reto, sino una puerta abierta hacia un futuro más eficiente y
sostenible”, comenta el directivo.
Instrucciones para el envío seguro de documentos electrónicos
Adjunta correctamente: Asegúrate de que los archivos sean los correctos, en el
formato adecuado y libres de malware. Se recomienda usar formatos estándar como
PDF.
Asunto informativo: Indica claramente en el asunto del correo que se adjuntan
documentos importantes, por ejemplo, “Factura electrónica adjunta para su revisión”.
Explicación contextual: Proporciona una breve descripción del contenido de los
documentos adjuntos, explicando su relevancia y cómo beneficiarán al destinatario.
Firma profesional: Incluye siempre una firma profesional con tu nombre completo,
cargo y datos de contacto. Esto brinda credibilidad y facilita futuras comunicaciones.
“Sabemos que la transición hacia la digitalización puede ser un proceso desafiante. Por
ello, queremos ayudar a las PYMES en esta transformación con nuestro soporte técnico
continuo y programas de capacitación personalizados que garantizan que su empresa
esté completamente equipada para cumplir con las nuevas normativas. Nuestro objetivo
es asegurar en Colombia una implementación fluida y exitosa”, concluye Silva.
Acerca de Saphety
Fundada en el año 2000 y adquirida por Sovos en 2021, Saphety es líder en soluciones de intercambio
electrónico de documentos, facturación electrónica y sincronización de datos. Sus soluciones llegan
actualmente a 52 países y su cartera de clientes incluye más de 10.000 empresas, entre las que se
encuentran algunas de las más grandes de telecomunicaciones, retail, transporte, logística, energía, banca,
servicios, salud y sector público. Para mayor información visite www.saphety.co y síganos en LinkedIn,
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