Prepararse exitosamente para una reunión abarca distintos pasos: planificar el contenido con antelación, asegurarse de que cada participante -presencial o virtual- entienda su papel, tomar en cuenta los husos horarios para garantizar la asistencia de todos. Pero cuando llega el momento, una discusión productiva debe depender más de los aspectos humanos que convergen, que de los técnicos.
Para que la atención de todos los asistentes esté sobre él, equipos como Logitech Connect son ideales. Galardonado en los iF Design Awards 2016 por su diseño cilíndrico y por ser ligero y móvil, es ideal para reuniones de hasta 6 personas, puede prescindir del cable de alimentación y funcionar con baterías, para garantizar hasta 3 horas de videoconferencia o 15 horas de solo audio. Entre otras funciones, cuenta con sistema manos libres omnidireccional con dúplex completo y un campo visual amplio -para que todos los asistentes sean visibles y audibles.
Esta solución tecnológica no altera en lo más mínimo la dinámica humana ni el entorno virtual en el que se sostienen las comunicaciones actuales. Su integración con Skype for Business, GoToMeeting, Zoom y Bluejeans entre otros, y su función plug-and-play facilitan la incorporación de Logitech Connect al día a día de la oficina, donde los espacios abiertos y las pequeñas salas de conferencia son las tendencias en ascenso.
Connect permite la optimización de los espacios de reunión y facilita la concentración en lo que es realmente importante: las ideas. Con las siguientes tácticas, es posible garantizar la mayor productividad del tiempo de todos los participantes para que puedan aportar:
1. Cree una agenda y respétela
Antes de la reunión, escriba los temas que tocarán, priorizando y determinando cuánto tiempo se dedicará a cada uno, también indicando el vocero. Respete esta agenda, que no solo le ayudará a mantener el ritmo de la junta, sino que facilitará mantener el foco en los temas.
2. Fomente la participación de todos
Es muy importante involucrar a cada uno de los participantes, mencionando su nombre y dejando espacio para las opiniones o aportes. Evite que una sola persona acapare la conversación. Esto es especialmente necesario cuando se unen otras oficinas de manera remota, la comunicación virtual debe ser nítida y fluida y el líder de la reunión es responsable de motivarlos para participar activamente -Logitech Connect garantiza que sea así, al menos en los aspectos técnicos. Al cerrar la reunión, deje un espacio para preguntas.
3. Cambie las cosas
Si las juntas mantienen el mismo formato una y otra vez, los participantes anticipan la rutina, así que introduzca algo fuera de lo común: anuncios relevantes -la nueva cuenta que cerró uno de los participantes, metas alcanzadas antes del deadline. En la próxima reunión ¿por qué no dejar que los asistentes remotos den inicio, en lugar de los que están presentes físicamente? La próxima vez podrá encontrar cómo alterar ese orden.
4. ¡Diviértase!
Las reuniones deben mantener su carácter profesional, pero eso no implica que deban ser aburridas, monótonas. Pueden dedicar unos minutos al comienzo para hablar de estrenos recientes en el cine, o series, o comentar algún plan de fin de semana –a todos les gusta la gastronomía. Y, pensando en comida, si todos los participantes en cada locación se ponen de acuerdo, ¿por qué no sumar algo para comer? Esos gestos descontracturan el ambiente y prueban que el aspecto humano de las reuniones también es importante.
5. Hora de las decisiones
Para cerrar la reunión, es importante que las decisiones sean tomadas en colectivo y las conclusiones sean un reflejo de las opiniones expresadas por los asistentes. Estas deben incluir las prioridades, el plan de acción y roles claramente definidos para garantizar que, en la próxima junta, los resultados presentados satisfagan las expectativas del equipo.
Asistentes motivados y enfocados, comunicación virtual fluida y sin interrupciones, una agenda acotada y objetiva y un plan de acción claro y factible, esas son las claves para que su próxima reunión sea ¡un gran éxito!
Por: Redacción Market Cross
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