La transformación digital de las empresas colombianas, es un desafío obligatorio para asegurar su futuro, en este sentido, la factura electrónica aparece como el mejor punto de partida para entrar con éxito en el ecosistema digital, según SERES, multinacional francesa pionera y especialista en el intercambio electrónico seguro de documentos.
“La factura electrónica –explica Carlos Velamazán, Director de la Unidad de Negocio América de SERES– siempre tiene una serie de impactos positivos en las empresas en las que se implementa y probablemente, la más interesante, es que sirve de base para que la empresa desarrolle un nuevo entorno digital que crea nuevos modelos de relación y de negocio, basados en el intercambio electrónico de otros muchos documentos”.
Según SERES, la facturación electrónica es el germen de lo que esta multinacional denomina la “Comunidad Digital”, “cuyo resultado –indica Velamazán- es una estructura empresarial más eficiente y competitiva.”
En Colombia y gracias al impulso de la DIAN, la normativa sobre factura electrónica que se está desarrollando. Esta actuará en la práctica como catalizador para despertar la necesidad de optimizar los procesos empresariales administrativos, “que generalmente, como no son el foco de negocio, permanecen con procedimientos y medios muy tradicionales y anticuados”.
La factura electrónica, junto con el intercambio electrónico de otros documentos, contribuye a que las empresas impulsen su “Estrategia Digital”; para dar respuesta a nuevas demandas del mercado, como mayor rapidez, exactitud y competitividad en la red empresarial.
En este sentido, el uso de soluciones digitales como la factura electrónica genera una automatización de procesos, esencial para ser más competitivos y junto con la integración de los datos, permite pasar a cero los costes de procesos. Además, la facturación electrónica permite a las empresas que la usan tener acceso a toda la información en tiempo real, lo que mejora la gestión de la tesorería, tanto el control de las deudas en el corto plazo como las condiciones en la solicitud de financiación.
Según SERES, en esta “Estrategia Digital” empresarial hay cinco elementos clave a tener en cuenta para que las empresas colombianas puedan sacar el máximo partido a las nuevas tecnologías para mejorar su negocio:
1. Un primer paso hacia la empresa digital se encuentra en la digitalización de los documentos en papel. Trasladando la información de un documento en papel a un entorno electrónico que le permita su gestión y consulta, independientemente del formato origen del documento.
2. El uso de soluciones de intercambio electrónico abre las puertas a un nuevo canal de comunicación. En el que las posibilidades de intercambio de documentos son infinitas, no sólo de facturas electrónicas y aquellos documentos obligados por ley sino también otros documentos como los contratos, las nóminas, informes de venta, informes de inventario, etc.
3. La seguridad en las transacciones es otro aspecto esencial en la transformación digital. En un entorno intangible es necesario asegurar quien emite y recibe el documento y que durante el intercambio no se haya modificado o manipulado su contenido. Esto se puede conseguir a través del uso de la firma digital, de redes seguras, etc.
4. Una solución que le permita cumplir con la normativa de conservación de sus documentos. Brindado la opción de custodia online con todas las necesidades de disponibilidad que precise para consultarlas, descargarlas, imprimirlas, etc.
5. Contar con un servicio que le aporte integridad y autenticidad. Actuando como un tercero de confianza que acompañe a su empresa en su transformación digital, apoyándole y ayudándole para que el cambio sea satisfactorio.
0 Comentarios
Deje su comentario