Cómo incorporarse a la facturación electrónica

Carlos Restrepo, Director Comercial de Softland Colombia

Aunque el modelo de facturación electrónica en Colombia no es nuevo, pues está regulado desde el 2007, los Decretos de 2015 y 2016 le han dado un impulso en donde las empresas deben estar preparadas, primero, con el debido conocimiento sobre este proceso y después con la tecnología más óptima para realizarlo.

Ahora, con el piloto de Facturación Electrónica puesto en marcha, todos los sectores necesitan estar al tanto de los beneficios de esta implementación.

La DIAN, dentro del modelo propuesto, permite 3 vías de trabajo: a través de un proveedor tecnológico (tercero), emitiendo facturas directamente hacia la DIAN y, en el caso de las Pymes, emitiendo directamente en el sitio web de la DIAN.

En la primera opción, la información de la factura es gestionada en su totalidad por el proveedor de tecnología; en la segunda, el software del usuario envía la información de los documentos electrónicos, y en la última, la DIAN ofrece una plataforma de facturación electrónica para las pequeñas y medianas empresas, de tal manera que cualquier proceso se realiza desde la web dispuesta por la DIAN.

¿Cuáles son los principales beneficios?

1. Mayor productividad por la mejora en la operación administrativa: en este caso, tendremos una emisión de facturas, notas de crédito y débito más eficiente; mejor rastreo de la información facturada; mayor agilidad en las auditorías fiscales, internas o externas; mejor servicio al cliente; reducción de tiempos en labores de archivo y reducción de mensajería de documentos.
2. Seguridad y eficiencia en el intercambio electrónico: se reducirán los errores por digitación o legibilidad, habrá una recepción prácticamente inmediata de las facturas, y tendremos mecanismos para asegurar la legitimidad del documento y de su origen.
3. Reducción de costos administrativos: se ahorrará en espacio físico, habrá una edición y revisión eficiente de la documentación y se reducirán los costos de mensajería (combustibles, mensajero, etc.).
4. Menor impacto ambiental: se eliminará el uso de papel carbón y/o papel químico y se ahorrará combustible, por lo que habrá menor contaminación ambiental.

En un momento en el que estamos reemplazando -a través de un documento electrónico- el uso tradicional de papel, y estamos haciéndolo mediante tecnologías de intercambio electrónico y digital que garantizan autenticidad e integridad en la información contenida, es importante tener en cuenta que existen soluciones de software con las capacidades para generar facturas electrónicas, cumpliendo con los lineamientos de la DIAN. En este sentido, los sistemas que emiten facturas directamente hacia la DIAN, entre los que se encuentran Softland Pyme y Softland ERP, evitan a las grandes empresas recurrir a productos de terceros, lo que reduce costos de implementación del proceso y dan respaldo y facilidad a las pequeñas y medianas empresas.