La mayoría de las empresas que han dado el paso a la factura electrónica en Colombia no están aprovechando los nuevos canales de financiación alternativa que permiten los comprobantes electrónicos, según SERES, pionero y especialista en el intercambio electrónico seguro de documentos.
La factura no sólo es un documento clave para el negocio, también tiene una función bisagra en la relación con terceros, unas cualidades que se potencian con el uso de la factura electrónica, según SERES. Sin embargo, “las empresas colombianas que han adoptado el formato electrónico, sólo están obteniendo un 40% de los beneficios reales que ofrece, y no son consciente de algunas ventajas como las relacionadas con el acceso a otros canales de financiación”, señala Alberto Redondo, director de Marketing de SERES para Iberia y LATAM.
Título valor
Los últimos cambios propuestos por el Gobierno toman en consideración una triple función de la factura electrónica, que le sitúan como un proyecto relativamente innovador en el mundo. Así, en el apartado de negocio, obliga a responder al cliente del estado de la factura recibida. Por su parte, en la fusión de control tributaria, la factura debe ser enviada a la DIAN, como en los demás países. Por último, en el apartado financiero, gracias a la consideración de la factura electrónica como título valor y al Decreto 1349, se facilita que aquellas empresas que quieran registrar sus facturas electrónicas como título valor, pongan a disposición de la empresa adquiriente la factura y la recepción de su aceptación. En este sentido, la factura se considera aceptada siempre que se dé la conformidad por medios electrónicos o no sea reclamada por contenido erróneo en los primeros 3 días hábiles desde su recepción. Una vez aceptada la factura electrónica como título valor, el emisor puede remitirla como título valor al registro de facturas electrónicas para su validación. Con la comunicación de esta validación por parte del registro, se otorga a la factura electrónica el título valor y el derecho de circulación.
Documento bisagra
La factura tiene un triple protagonismo en la actividad de la empresa, según SERES. En el negocio, es el documento que justifica la entrega de un bien o un servicio y ofrece una visión pública sobre la relación entre dos empresas. En ese caso, su valor es el de actuar como justificante comercial de una actividad o de una variación de esa relación (rectificación). En muchos casos el documento se convierte en justificante del intercambio de una mercancía (guía de remisión). Esta característica tiene un interés global en la compañía dado que la mayoría de los departamentos "compran" y/o “venden”, al que se suma su protagonismo en otras actividades como la logística.
Por otra parte, la factura tiene un irrenunciable papel tributario, ya que en la mayoría de los casos soporta unos impuestos (el IVA como el más importante) y es el documento que tiene valor en la declaración del impuesto y su posterior tributación y liquidación. Esta funcionalidad es clave en Latinoamérica, ya que es el documento que, en primera instancia, según se emite, se ha de enviar a la entidad tributaria correspondiente para su validación y control, con independencia de la gestión negocio o financiera.
Finalmente, tiene un protagonismo financiero, ya que es el documento que aporta visibilidad y justifica una cantidad a pagar/cobrar, que tiene detrás un movimiento bancario o de dinero. Desde la fecha de emisión hasta la fecha de cobro real existen un conjunto de fases donde la factura es un documento que puede justificar un posible adelanto, o, en la fase final, el documento que permite reclamar un impago y emprender, si no se realiza el pago, posibles acciones legales como documento justificativo del derecho a cobro y del impago. Desde el punto de vista financiero, es un documento diferencial que permite a las empresas, especialmente a las pymes, acceder a un sistema de financiación alternativo, fuera de los canales tradicionales.
Las funciones poliédricas de la factura se multiplican e intensifican con la factura electrónica, que no solo automatiza su función bisagra: de negocio, tributaria y financiera, sino que los transforma aportando importantes ventajas competitivas a las empresas mejorando su posición en el mercado.
Por: Redacción SERES.