Cinco recomendaciones de expertos para que una contratación estatal no sea un dolor de cabeza para su empresa

La contratación con el Estado en Colombia está en uno de sus mejores momentos. Un ejemplo es el sector de la construcción, uno de los más destacados en este aspecto y que según cifras de Camacol crecerá 9,7% durante 2015. Estas llamativas cifras hacen que varias empresas, tanto nacionales como extranjeras, quieran licitar con el gobierno. La firma de abogados Lloreda Camacho da algunas recomendaciones a las compañías que quieren entrar en estos procesos licitatorios y puedan tener un final sin tantos contratiempos.

 Aunque es un camino largo y con muchos detalles, estas sugerencias realizadas por expertos seguramente le ayudarán a poder llevar el proceso de la mejor manera.

 

1.     Toda la información de una contratación estatal es pública

Una ventaja de nuestro país y que puede existir en otras jurisdicciones es que la información es totalmente pública. En el portalhttp://www.colombiacompra.gov.co/ se podrán encontrar todos los procesos de contratación pública, desde los más pequeños hasta los más grandes. Allí podrán ver la regulación, las referencias de la jurisprudencia y demás detalles importantes para que las empresas puedan tener conocimiento de los requerimientos y si los productos y servicios se ajustan a sus necesidades. Incluso se pueden identificar los bienes y servicios que en ese preciso momento están solicitando las entidades estatales.

 

2.     ¿Sabía que cualquier persona puede participar en la contratación pública?

Persona natural o jurídica, ciudadano nacional o extranjero puede entrar en cualquier proceso de licitación. Eso sí, hay que tener en cuenta que hay ciertas excepciones a la hora de participar y para que el proceso sea lo más transparente posible, existe el régimen de incompatibilidades e inhabilidades, que consiste en realizar un filtro para que personas que trabajan o trabajaron en el sector no puedan participar del proceso. Por ejemplo, si alguien que recientemente trabajó y/o se retiró de una determinada entidad pública, no podrá liderar una contratación con esa misma entidad. Esto con el fin de garantizar la equidad y la objetividad a la hora de contratar.

 

3.     Inscripción en el Registro Único de Proponentes (RUP) y renovación del mismo

De acuerdo a la reglamentación colombiana si se quiere participar en cualquier contratación estatal, todo nacional o extranjero que posea domicilio en Colombia debe estar inscrito en el Registro Único de Proponentes.

 

La inscripción al RUP se hace mediante un registro que se realiza en la Cámara de Comercio y que en principio se obtiene una sola vez. Es importante saber que este registro se renueva una vez al año y se realiza con el fin de incluir las nuevas cifras financieras del interesado que reflejen su capacidad financiera. Para actualizarlo se tiene plazo hasta la primera semana de abril de cada año, de no hacerlo, el interesado deberá solicitar un registro nuevo, para lo cual deberá aportar nuevamente todos los documentos para acreditar su experiencia y capacidad financiera, lo que puede generar demoras en el proceso.

 Hay que tener en cuenta que el registro no es necesario en dos casos especiales: para extranjeros que no tengan domicilio en Colombia y para contratos por concesión. Eso sí, en estos casos deberán acreditar por medio de documentos certificados, su experiencia profesional y su capacidad financiera y organizacional.

 

4.     Conozca los diferentes tipos de contratación estatal

 Aunque el más común y el más usado es la Licitación Pública hay otras tres categorías que toda empresa debe conocer.

• Selección Abreviada: Esta se utiliza para bienes que se quieren adquirir por parte del Estado y que presentan características uniformes.
• Concurso de méritos: Se usa para contratar y seleccionar consultores, en este caso se mira la calidad del consultor y no se tiene en cuenta el precio del bien que se va a adquirir para definir el adjudicatario del proceso.
• Contratación directa: Opera en casos excepcionales donde la entidad estatal selecciona de forma directa un contratista en especial.

 

5.     Conocer muy bien las etapas del proceso licitatorio y la participación de los interesados en las mismas.

 -       Estudios previos: La entidad estatal que tiene la intención de contratar un bien o servicio, estudiará de forma detallada su presupuesto de contratación, cotizaciones, valor del mercado, etc. posteriormente se publicará un borrador de pliego de peticiones dirigido a los interesados, donde estos podrán hacer comentarios, modificaciones y sugerencias para así emitir un pliego definitivo, que también estará sujeto a reformas.

-       Audiencia de riesgos y aclaraciones al pliego: En esta etapa del proceso se esclarecerán todas las dudas de la licitación, se indicará la asignación de riesgos del contrato; la entidad estatal estará en la obligación de responder cada una de las inquietudes de los participantes.

-       Cierre de la Licitación: Es la fecha límite para presentar las ofertas

-       Periodo de evaluación: La entidad contratante realiza un informe mediante evaluación general de todas las propuestas que reciba y evalúa cuáles cumplen con todos los requisitos y especificaciones. En esta etapa los interesados tienen la posibilidad de controvertir esos informes, bien sea a través de observaciones a los competidores o defendiendo su propuesta en caso que haya sido descalificada,

Adjudicación: Luego del anterior debate, la entidad estatal da a conocer en audiencia, la resolución de adjudicación en donde indica quien será el adjudicatario del proceso.

 

Cabe resaltar que durante todas las etapas del proceso, no solo los participantes de la licitación pueden hacer seguimiento de la misma. Cualquier persona puede conocer todos los pormenores del proceso, verificar e incluso sugerir modificaciones y recomendaciones al desarrollo del mismo. Esto con el fin de realizar una contratación clara, abierta y transparente.

 

Tener en cuenta estos cinco puntos es un gran avance para no caer en errores durante el proceso licitatorio, pero lo más importante es poder tener acceso a un abogado que conozca la regulación, que no solo conozca la regulación sobre contratación estatal, sino que tenga conocimiento del negocio de sus clientes y haga las observaciones adecuadas en la etapa precontractual, en la etapa de la elaboración de pliegos, donde pueda ver que los intereses de su cliente y eventualmente los de la entidad contratante estén bien representados.

 Dato adicional: Los extranjeros interesados en licitar con el Estado, deberán presentar todos sus documentos debidamente legalizados, consularizados y con traducción oficial. Hay que recordar que este trámite lleva su tiempo, y en consecuencia debe ser tenido en cuenta a la hora de participar en un proceso de contratación pública.