Además de ser un medio 100% digital, la adopción de la factura electrónica acelera la transformación digital de las empresas generando un “efecto digital” en los negocios. Su utilización fomenta la automatización y la digitalización de la actividad económica de las empresas y, por lo tanto, del conjunto del país.
Alberto Redondo, Director de Marketing de SERES señala que “pasar del papel al formato electrónico simplifica en gran medida las tareas de los departamentos de facturación”. La factura electrónica permite reducir los pasos a seguir a la hora de emitir, enviar y recibir una factura. Si para generar una factura en papel es necesario crear la factura, imprimirla, archivar la copia, introducir la factura en el sobre, mandarla por correo postal, confirmar la recepción de la misma, recibir y archivar la factura, tramitarla y contabilizarla manualmente y, por último, proceder a su pago; con la factura electrónica, estos pasos se reducen en generar la factura con validación en tiempo real por parte de la DIAN, enviarla y recibirla electrónicamente, registrar y contabilizar electrónicamente la factura y proceder a su pago.
De esta manera, la factura electrónica acelera la transformación digital de las empresas y negocios. “Así, - añade Alberto Redondo - facilita la implementación de un proceso digital completo, como es la recepción y emisión de facturas, y cierra el ciclo de otros procesos como la identificación, registro, aprobación o rechazo, seguimiento, contabilidad y reporte financiero, pago y cobro (tesorería), etc., animando a los departamentos financieros a su transformación y a pasar de ser un centro de coste a aportar más beneficios financieros que la propia actividad comercial de la empresa”.
El “efecto digital” se extiende también a la relación de la empresa con sus clientes y proveedores y acelera la adopción del intercambio de documentos electrónicos distintos a la factura electrónica como son los contratos, los pedidos, las guías de remisión y un largo número de otros documentos que pasan del papel al formato electrónico basados en el canal sólido que se ha creado para las facturas electrónicas.
Otro de los “efectos digitales” de la factura electrónica tiene que ver con la seguridad. Su adopción va acompañada del uso de la firma y los certificados digitales, creando una cultura de seguridad digital en el negocio. “Cuando se manda una factura por correo postal llega a un buzón, normalmente accesible a cualquiera, y pasa por diferentes mesas hasta llegar a su destinatario. Un proceso sometido a todo tipo de posibles irregularidades o incidencias. Pasar a ámbito electrónico ese proceso hereda la necesidad de aumentar la seguridad. Ahí, el uso de la firma electrónica aporta un valor diferencial al permitir asegurar la integridad del contenido, el no repudio y autenticidad en el emisor. Algo esencial para que un proceso de intercambio de documentos electrónico sea confiable”, destaca Alberto Redondo.
“Las empresas colombianas han entendido muy bien ese proceso, que debe ser invisible para el usuario, es decir, la empresa debe emitir la factura y debe ser el operador de factura electrónica quien de soporte a todo lo necesario para la utilizar firma y la seguridad de su uso”, concluye Redondo. La empresa debe emitir facturas y los operadores trabajar para que se haga correctamente y con los niveles seguridad necesarios.
Por: Redacción SERES.